Das Basissystem besteht aus drei Komponenten und wird auf Mietbasis bereitgestellt:
1) Beratung
Die Dreideutigkeit des Begriffs "Aktie", mit dem die Mitgliedschaft des Aktionärs oder das verbriefende Wertpapier oder die Beteiligungsquote bezeichnet werden kann, sorgt regelmäßig für Verwirrung und Informationsbedarf. Fundierte Antworten auf organisatorische Fragen zur Aktienausgabe, Urkundenherstellung, Nummerierungssystematik oder ordentlichen Registrierung lassen sich in öffentlich zugänglichen Quellen nur begrenzt finden.
Die zum System evolAr® gehörende Beratung beinhaltet die fundierte Beantwortung aller organisatorischen Fragen zu den Themen Aktienregisterführung, Aktienausgabe, Verbriefung und Verzicht auf Verbriefung. Zusätzlich ist eine Analyse des Ist-Zustandes der Aktienausgabe und die Unterbreitung von organisatorischen Verbesserungsvorschlägen bei Vertragsbeginn einmalig inbegriffen.
2) Betreuter Aktienregisterserver
Der Aktienregisterserver ermöglicht die Führung eines Aktienregisters nach deutschem Recht über ein plattformunabhängiges Web-Interface.
Die Software bietet eine GoBD- und DSGVO- konforme Aktionärsbuchhaltung und bildet jede Transaktion unabhängig von einer tatsächlich erfolgten Verbriefung konsequent auf Urkundenkonten ab, wobei dem Registerführer eine durchdachte Belegbuchhaltung zur Verfügung steht. Zusätzlich wird ein Journal geführt, in dem auf einer Soll- und Habenseite Urkundenkonten mit Aktien und Personenkonten mit Urkunden bebucht werden. Das schlüssige Verlinkungssystem des integrierten Aktienjournals ermöglicht dem Nutzer eine komfortable Recherche der Aktienwanderungen und empfiehlt sich als Webapplikation mit unterschiedlichen Zugriffsrechten besonders für externe Registerführer (Mitarbeiter, Wirtschaftsprüfer, Steuer- oder Rechtsberater).
3) Verbriefungsservice
Wichtiges im Überblick:
- Die Benutzeroberfläche des Aktienregisters kann über ein Web-Interfache (Standardbrowser) genutzt werden und ist intuitiv zu bedienen
- Hilfefunktionen sind die Ausnahme, die Menüführung ist weitestgehend selbsterklärend
- Wichtige Stammdaten ändert und dokumentiert ein persönlicher Kundenbetreuer nach dem 4-Augen-Prinzip
- Das integrierte Aktienjournal ermöglicht eine komfortable Recherche der Aktienwanderungen
- Stichtagbezogener Registerauszug (konfigurierbar) als pdf-Datei
- Konfigurierbare Export-Funktionen zur Weiterverarbeitung der Daten in externen Systemen (z.B.: Excel, Serienbrief, Serienmail, Finanzbuchhaltung, Onlinebanking, BZSt -> KiStAM)
- E-Mail-Support, tägliche Datenbanksicherung, Programm-, Datenbank- und Betriebssystempflege inbegriffen
Wenn auf eine Verbriefung nicht verzichtet werden kann, bietet sich als sinnvolle Lösung für die Herstellung nicht börsenumlauffähiger Aktienurkunden ein Standard- Textverarbeitungssystem mit Serienbrieffunktion an. Der im Aktienregisterserver integrierte Verbriefungsservice stellt die erforderlichen Verbriefungsvariablen in tabellarischer Form universell zur Verfügung und dokumentiert bzw. erinnert an die Erledigung der einzelnen Schritte des Verbriefungsworkflow (drucken, scannen, übergeben/übersenden, Empfangsquittung archivieren).
evolAr® Ergänzungstools
Das Basissystem kann bei Bedarf durch zusätzliche Tools ergänzt werden. Diese Tools werden größtenteils nach individueller Kundenanforderung bzw. Kundeninspiration entwickelt und nach einer erfolgreichen Testphase vermarktet.
Derzeit stehen folgende Tools zur Verfügung:
- Öffentliche Handelsunterstützung
- Öffentliche Emissionsunterstützung
- HV-Unterstützung mit Proxy Voting
- Videokonferenzfrontend
evolAr® Administratorentools
Des weiteren steht für nahezu jede Aufgabe, die über das Tagesgeschäft hinausgeht, ein Administratorentool bereit oder wird bei Bedarf kurzfristig programmiert. Die Tools werden ausschließlich vom Kundenbetreuer eingesetzt und wegen der normalerweise geringen Einsatznotwendigkeit in der Regel als Basis-Inklusivservice behandelt.
Hier eine kurze (nicht vollständige) Liste der bereits vorhandenen Tools:
Serienimporte, Serienverbriefungen, Serienübertragungen, Serienzuteilungen nach Aktiensplit, Einzug von Aktien, Serieneinzug von Aktien, Serienänderung von Verbriefungsstatus, Serienzuteilung von Berichtigungsaktien...